Menindaklanjuti Hasil Survei Employee Engagement, Sebelum Survei Berikutnya

By Sonali Sharma on February 25, 2022

Sonali Sharma, VP Product and People Science EngageRocket, membagikan ilmu dan best practices untuk organisasi yang telah menyelesaikan survei employee engagement atau survei employee experience pertama mereka.

Menyelesaikan program employee engagement survey (EES) adalah pencapaian besar – terutama setelah perencanaan dan persiapan berbulan-bulan, serta menjalankannya di seluruh organisasi. Salah satu langkah yang dapat Anda tempuh selanjutnya adalah menyiapkan program Suara Karyawan (Voice of Employee atau VoE). Namun, menindaklanjuti hasil survei dengan segera ternyata dapat menghasilkan perubahan yang lebih berarti, serta menciptakan employee experience yang lebih baik.Kami sering menerima pertanyaan dari pengguna EngageRocket tentang tindak lanjut apa yang perlu dilakukan setelah menyelesaikan survei pertama. Karena meskipun kebanyakan pengguna sudah paham pentingnya mengambil tindakan berdasarkan data, kenyataannya tidak sesederhana itu.

Beberapa pertanyaan yang pernah kami terima meliputi:

“Saya sudah punya data tentang SDM saya, harus saya apakan data ini? Apa yang perlu saya lakukan untuk meningkatkan keterlibatan di survei selanjutnya?”

“Sepertinya ada beberapa hal yang bisa saya lakukan sekarang, tapi mana yang perlu diprioritaskan?”

Khusus untuk organisasi yang memiliki program VoE dan rutin mengadakan EES tahunan, kami telah menyusun sepuluh poin yang dapat Anda manfaatkan sebagai panduan sebelum survei berikutnya. Simak artikel berikut untuk melihat bagaimana pendekatan khusus EX ternyata lebih efektif daripada sekedar menimbrung tanpa rencana.

 

1. Identifikasi grup berisiko tinggi

Hal pertama yang perlu Anda lakukan setelah survei adalah mengidentifikasi adanya grup berisiko tinggi di dalam organisasi Anda. Grup ini cenderung jarang terlibat dan memiliki level jenuh yang tinggi.

Banyak karyawan, terutama mereka yang mengurus keluarga, merasa terlalu diforsir saat WFH, akibat batasan yang tidak jelas antara urusan pekerjaan dan pribadi. Dengan mengidentifikasi grup berisiko tinggi ini, Anda dapat memprioritaskan tindak lanjut dengan lebih baik sebelum EES berikutnya dimulai.

 

2. Komunikasikan hasil EES

Karyawan Anda akan merasa lebih dihargai dan dilibatkan jika Anda membagikan hasil survei yang mereka ikuti. Puji dan beri karyawan Anda semangat untuk area-area yang sudah baik, dan beritahu mereka apa rencana perusahaan untuk meningkatkan area lainnya.

Ada dua cara untuk melakukan langkah ini – dari sisi organisasi secara keseluruhan, dan dari sisi komunikasi tim. Untuk sisi komunikasi tim, sebaiknya berdayakan juga para manajer agar dapat menyampaikan hasil EES ke anggota tim secara efektif.

3. Gelar Forum Group Discussion (FGD)

Hasil EES dapat mengungkap adanya masalah yang perlu ditelusuri lebih lanjut, sehingga dapat diatasi dari sumbernya. Misalnya, saat EES ternyata ada karyawan yang resah akan kemajuan karirnya. Penting untuk memperhatikan apa penyebab keresahan tersebut. Selain itu, karyawan juga dapat dilibatkan ketika Anda menyusun rencana tindak lanjut untuk meningkatkan employee experience.

Salah satu cara untuk mengadakan diskusi terbuka dengan karyawan adalah dengan menggelar FGD. FGD dapat diatur untuk grup-grup tertentu, tergantung prioritas organisasi – misalnya grup berisiko tinggi dari poin pertama tadi. Anda juga dapat mengatur grup berdasarkan demografis karyawan, seperti usia, masa kerja, dan lainnya.


4. Sampaikan rencana tindak lanjut Anda

Setelah memfinalisasi rencana tindak lanjut untuk mengatasi masalah yang ditemukan dari EES, manajer atau pimpinan dapat menjadwalkan sesi untuk membagikan rencana tersebut dengan karyawan. Secara tidak langsung, hal ini akan mendorong manajer untuk segera bertindak setelah EES selesai. Selain itu, manajer juga dapat menerima masukan dari karyawan: apakah rencana tindak lanjut tersebut mungkin untuk dieksekusi.

Setiap rencana tingkat tim perlu mengacu pada topik tertentu, seperti work-life balance atau cara berkomunikasi. Jika perlu lebih banyak data, terutama untuk tim yang besar, manajer dapat mengadakan pulse survey skala kecil di tim masing-masing.


5. Tentukan dan komunikasikan prioritas SDM

Selain mempelajari riwayat data yang diperoleh dari EES, penting juga untuk melihat ke depan dan bersiap menghadapi tren yang mungkin akan muncul. Karena itu, Anda pun dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk membuat rencana setahun ke depan. Sebagai contoh, satu dari tiga keterampilan yang dinilai penting di tahun 2018 ternyata tidak terlalu dibutuhkan lagi di tahun 2022, sehingga peningkatan kompetensi karyawan perlu diprioritaskan.

Faktor lain yang perlu diperhatikan adalah kesehatan mental karyawan, mengingat situasi saat ini telah menyebabkan 54% karyawan mengalami kejenuhan dan kelelahan akibat perubahan dalam organisasi.

Untuk Anda yang sedang menyusun rencana prioritas SDM untuk tahun 2022, laporan terbaru kami “Indonesia HR Business Report” dapat membantu Anda. Klik di sini untuk download salinannya.

6. Integrasikan metrik ke dalam proses bisnis

Berdasarkan prioritas perusahaan, Anda dapat menambahkan metrik tertentu sebagai bagian dari HR scorecard (kartu skor HR). Misalnya, bila kesehatan mental menjadi salah satu tantangan besar dalam organisasi, Anda dapat menambahkan metrik tingkat kejenuhan ke dalam proses bisnis bulanan atau triwulan, sehingga Anda dapat memantau dan memprediksinya sesuai kebutuhan perusahaan, serta menghitung ROI. Metrik lain yang umum digunakan adalah eNPS untuk mengukur tingkat keterlibatan, tingkat pengurangan karyawan, indeks kepuasan kerja, dan efektivitas pelatihan.

7. Buat target untuk EES berikutnya

Penting untuk menentukan tujuan dan hasil (objectives and key results atau OKR) yang diinginkan sebelum mengadakan EES berikutnya. Hal ini perlu dilakukan untuk mengukur target dan memantau hasil. Beberapa contoh OKR yang dapat Anda pantau adalah memperbaiki rasio pergantian karyawan, meningkatkan skor eNPS hingga sekian persen, atau mengurangi kejenuhan hingga sekian persen. Menetapkan tujuan seperti ini dapat dimulai dari tingkat perusahaan, kemudian diturunkan ke level karyawan.

8. Adakan pulse survey bulanan

Rutin mengadakan pulse survey akan sangat berguna untuk memahami sudut pandang karyawan serta memantau perubahan dan perkembangan mereka. Sebaiknya survei-survei singkat ini diadakan setiap bulan agar Anda dapat terus memonitor perubahan sentimen karyawan. Frekuensi bulanan juga membantu menjaga keterlibatan karyawan, sehingga jika diperlukan, Anda bisa memberi bantuan atau masukan skala kecil sebelum EES berikutnya.

9. Pahami betul kekhawatiran karyawan

Sebelum meluncurkan EES Anda berikutnya, ada baiknya Anda mulai memahami apa yang karyawan Anda pikirkan dan rasakan saat ini. Situasi dan kebutuhan terus berubah – yang tadinya relevan di EES sebelumnya, bisa jadi sudah ikut berubah juga.

Karena itulah, mengadakan tanya-jawab internal (misalnya dengan 17-20 karyawan dari berbagai demografis) akan sangat berguna untuk mengumpulkan data kualitatif dan mencari tahu jika ada hal baru yang perlu Anda pertimbangkan untuk EES berikutnya. Sebagai contoh, mungkin karyawan mencemaskan inisiatif manajemen perubahan yang akan dilaksanakan perusahaan. Baiknya sentimen seperti ini dicatat dan dijadikan bahan pertimbangan.

10. Finalisasi EES Anda berikutnya

Dengan memanfaatkan hasil, rencana tindak lanjut, dan target OKR yang Anda dapat dari EES sebelumnya, kini Anda dapat menyusun daftar pertanyaan survei dan topik prioritas untuk EES selanjutnya.

--

Kesepuluh poin di atas dapat menjadi bahan pertimbangan ketika Anda menyusun rencana tindak lanjut sebelum EES berikutnya. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah proses perencanaan ini bersifat dinamis, sehingga Anda perlu mencari metode yang paling sesuai dengan organisasi Anda.

Jika Anda butuh bantuan untuk membuat program VoE atau memulai EES pertama Anda, hubungi tim ahli kami di sini.

 

Tentang Penulis

sonali-border

Sonali Sharma adalah VP Product dan People Science di EngageRocket, dengan pengalaman lebih dari 12 tahun. Beliau telah memimpin kemampuan analitik SDM di berbagai perusahaan konsultan manajemen global, serta perusahaan teknologi unicorn di Amerika Serikat, Eropa, Asia Tenggara, dan Asia Utara. Selain memimpin tim People Science EngageRocket, Sonali juga seorang ibu dari buah hatinya yang berusia 4 tahun dan anjing beagle-nya.

 

Tags: Employee Experience, People Science, Indonesia